北京市司法局关于印发《北京市法律援助档案管理规定》的通知

京司发〔2016〕98号

  各区司法局、市法律援助中心：

  《北京市法律援助档案管理规定》已经2016年12月12日市司法局第26次局长办公会讨论通过，现印发给你们，请认真学习并遵照执行。

北京市司法局

2016年12月13日

北京市法律援助档案管理规定

第一章 总 则

  第一条 为了规范管理和科学利用法律援助业务档案，依据国家有关法律、法规、规章，结合本市法律援助工作实际，制定本规定。

  第二条 法律援助机构应当加强业务档案管理，提供档案归档、管理工作必需的设施和用房，确定专职或兼职档案管理人员。

  司法行政机关应当加强对法律援助机构档案工作的检查、监督、指导，并将工作情况纳入法律援助工作考核范围。

  第三条 法律援助人员承办法律援助事项形成的文字材料，应当按照本规定的要求立卷归档。

  第四条 法律援助业务档案按照年度和一案一卷、一卷一号原则立卷。跨年度业务，应在办结年立卷归档。

  刑事、民事、行政法律援助案件委托阶段发生改变的，案件另行编号，另行立卷。

  两位以上法律援助人员共同承办同一案件的，仅立一卷。

  第五条 法律援助业务档案包括申请审批档案和承办档案。

  法律援助机构负责申请审批档案的立卷，审查法律援助人员提交的承办档案立卷材料。

  申请审批档案和承办档案由法律援助机构合并归档。

  第六条 法律援助机构应实行法律援助业务档案电子化管理。卷宗在归档之前要扫描备份。

  法律援助业务档案与法律援助信息管理系统录入的重要信息应当保持一致。

  法律援助业务档案中的文书应当使用司法部规定的法律援助文书格式。

第二章 立卷归档顺序

  第七条 法律援助业务档案应当按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、卷底的顺序排列。

  案卷材料应当按照法律援助工作程序、案件办理程序或时间顺序排列。

  第八条 对于申请的案件，法律援助机构应当按照下列顺序立卷归档：

  (一)法律援助申请表；

  (二)身份证或者其他有效的身份证明复印件，他人代理申请的，需提交法律援助申请委托书和代理人身份或者资质证明；

  (三)法律援助申请人经济状况证明表；

  (四)与所申请法律援助事项有关的材料；

  (五)法律援助审批表；

  (六)给予法律援助决定书或者不予法律援助决定书的存根；

  (七)法律援助公函的存根；

  (八)承办人员提交的案卷材料；

  (九)其他应当立卷归档的材料。

  属于公安机关、检察机关、人民法院转交犯罪嫌疑人、被告人法律援助申请的案件，还应当将公安机关、检察机关、人民法院转交函入卷。

  第九条 申请人因对法律援助机构作出的不予法律援助决定书有异议，并向司法行政机关提出的，除按照第八条(一)至(六)项顺序立卷，且应当包括以下材料：

  (一)复查申请书；

  (二)司法行政部门审查决定；

  (三)送达回证。

  第十条 对于通知辩护的案件，法律援助机构应当按照下列顺序立卷归档：

  (一)通知辩护公函；

  (二)法律援助公函的存根；

  (三)承办人员提交的案卷材料；

  (四)其他应当立卷归档的材料。

  第十一条 承办人员承办民事法律援助案件的，案卷材料应当按照下列顺序立卷：

  (一)指派通知书；

  (二)委托代理/辩护协议；

  (三)起诉书、上诉书或答辩书；

  (四)阅卷笔录；

  (五)谈话笔录；

  (六)证据材料；

  (七)诉讼保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书和法院裁定书；

  (八)集体讨论记录；

  (九)出庭通知书；

  (十)庭审笔录；

  (十一)代理词；

  (十二)判决书、裁定书、调解书等法律文书；

  (十三)法律援助案件承办情况通报/报告记录；

  (十四)结案报告表。

  第十二条 承办人员承办刑事法律援助案件的，案卷材料应当按照下列顺序立卷：

  (一)指派通知书；

  (二)委托代理/辩护协议；

  (三)阅卷笔录；

  (四)会见笔录；

  (五)证据材料；

  (六)集体讨论记录；

  (七)羁押通知书、起诉书等证明案件正处于刑事诉讼中的法律文书；

  (八)辩护词、代理词或者提供法律帮助的材料文书；

  (九)出庭通知书；

  (十)庭审笔录；

  (十一)起诉书、判决书、裁定书、和解调解书或者体现法律帮助效果的法律文书；

  (十二)法律援助案件承办情况通报/报告记录；

  (十三)结案报告表。

  第十三条 承办人员承办非诉讼法律援助案件的，案卷材料应当按照下列顺序立卷：

  (一)指派通知书；

  (二)委托代理/辩护协议；

  (三)谈话笔录；

  (四)委托人提供的证据材料；

  (五)调查材料；

  (六)调解协议书、调查结论、承办人员出具的法律意见或草拟的法律文书、办理具体法律事务活动的记录等；

  (七)结案报告表。

  第十四条 法律援助机构决定终止法律援助的，应当将受援人要求终止法律援助的书面材料或案件处理机构终止法律程序的法律文书、承办人员关于终止法律援助的报告、终止法律援助决定书的存根及终止法律援助决定书的送达回证归入申请审批卷中，将法律援助机构作出的终止法律援助公函归入承办卷中。

  更换法律援助承办人员的，应当及时办理案件材料移交手续。

  第十五条 仲裁、行政复议、行政诉讼代理承办卷顺序参照民事代理卷顺序排列。

  第十六条 法律援助机构应当将法律咨询、代书、案件质量监督形成的材料和补贴发放材料进行立卷归档，分别按年度及时间顺序排列。补贴发放归档材料应当符合财务规定要求。

  第十七条 法律援助卷宗档案编码应当按照“京+区名首字+〔年度〕+案件类型首字+××号”顺序排列。

  第十八条 法律援助卷宗封皮由北京市司法局统一格式，全市法律援助机构据此印制使用。

第三章 立卷编目和装订

  第十九条 法律援助业务档案一律使用阿拉伯数字逐页编号，两面有字的要两面编页号。页号位置正面在右上角，背面在左上角(无内容页不编号)。

  第二十条 立卷人用签字笔、钢笔逐页填写案卷封面；填写卷内目录，内容要整齐，字迹要工整。

  第二十一条 有关卷内文书材料的说明材料，应当逐项填写在备考表内。

  第二十二条 卷宗装订前要进一步整理。对破损的材料要修补或复制，复制件放在原件后面。对字迹难以辨认的材料应当附上抄件。主要外文材料要翻译成中文附后。卷面为A4纸大小，窄于或小于卷面的材料，要用纸张加衬底；大于卷面的材料，要按卷面大小折叠整齐。需附卷的信封要打开平放，邮票不要揭掉。文书材料上的金属物要全部剔除干净。

  第二十三条 案卷装订一律使用棉线绳，三孔钉牢。在线绳活结处需贴上立卷单位封签，并在骑缝线上加盖立卷人的姓名章。

  第二十四条 一个案件的诉讼文书材料，每卷以不超过二百页为宜，过多时应当按形成的顺序分册订卷。

第四章 归档和保存

  第二十五条 法律援助机构确定的归档人员应当自向受援人送达法律援助决定书之日起30日内立卷。

  第二十六条 承办人员应当自法律援助案件结案之日起30日内，按要求向法律援助机构提交立卷材料，办理结案手续。

  法律援助机构应当自收到承办人员提交的立卷材料之日起30日内进行审查。对于立卷材料齐全的，应当按照规定通过法律援助人员所属单位向其支付办案补贴；案件材料不全的，应当及时要求法律援助人员补充。

  第二十七条 诉讼、仲裁或者行政复议案件以法律援助人员收到判决书、裁定书、调解书、裁决书、决定书等法律文书原件或者复印件之日为结案日；其他非诉讼法律事务以受援人与对方当事人达成和解、调解协议之日为结案日；无相关文书的，以义务人开始履行义务之日为结案日。法律援助机构终止法律援助的，以法律援助人员所属单位收到终止法律援助公函之日为结案日。

  第二十八条 涉及国家机密和个人隐私的业务案卷应列为密卷，确定密级，在归档时应在档案封面右上角加盖密卷章。

  应当对犯罪的时候不满十八周岁且被判处五年有期徒刑以下刑罚受援人的业务案卷予以封存。业务案卷被封存的，不得向任何单位和个人提供，但司法机关为办案需要或者有关单位根据国家规定进行查询的除外。

  第二十九条 随卷归档的录音带、录像带、光盘等声像档案，应在每盘磁带、光盘等存储介质上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档。

  第三十条 申请审批档案保管期限为二十年。

  承办档案的保管期限，依照司法部、国家档案局制定颁布的《律师业务档案管理办法》《律师业务档案保管期限表》确定。

  申请审批档案和承办档案保管期限要求不一致的，依照本条前两款相比较长的保管期限确定。

  第三十一条 法律援助业务档案的保管期限，从该项法律援助事务办结和终止后的下一年起算。

  第三十二条 具体法律援助业务档案保管期限的确定，由承办法律援助机构工作人员提出意见，经法律援助机构负责人同意后确定。

  第三十三条 对超过保管期限的档案应当定期进行鉴定。鉴定由司法行政机关专业档案管理人员、法律援助管理机构和法律援助机构负责人组成鉴定小组共同进行。

  经鉴定，对仍有保存价值的案卷，应当采取提高保管期限档次的办法延长保管期限。对确无保存价值的档案应登记造册，连同销毁报告一并报同级司法行政机关，经书面批准后销毁。

  第三十四条 档案销毁由司法行政机关档案管理部门统一负责。

  为防止遗失和泄密，销毁档案应由两人负责监销，监销人要在销毁清册上签字。

  对拟销毁的档案，法律援助机构应当扫描备份，保留电子档案。

第五章 档案管理

  第三十五条 法律援助机构应建立法律援助业务档案管理制度，对档案的收进、移交、保管、利用等情况进行统计，并按规定向有关上级机关报送档案管理工作基本情况统计表。

  第三十六条 电子数据档案应当符合国家保密法律法规规定单独存档，并采用两种方式备存。

  第三十七条 档案管理人员应熟悉档案情况，定期对档案进行检查和清点，对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案要及时采取防治措施，并进行修补和复制。

  第三十八条 查阅或借阅档案必须办理手续，在档案借阅登记簿注明借阅人姓名、查阅或借阅档案案号、借阅或查阅日期、归还日期，并由档案管理人员签字。借阅涉密档案，应经法律援助中心主任签字批准，并不得带出档案室，不得复制和摘录。

  第三十九条 法律援助机构档案目录登记簿、档案收进登记簿、档案移出登记簿、档案销毁登记簿、档案销毁批件及档案检索卡片列为永久保管。

  第四十条 存放法律援助业务档案的房屋，应当坚实、防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染，室内要保持清洁、整齐、通风。

  档案库房不得存放与档案无关的物品。严禁在档案库房内外存放易燃、易爆物品。

  第六章 附 则

  第四十一条 本规定由北京市司法局负责解释。

  第四十二条 本规定自2017年2月1日起施行。北京市司法局2011年9月19日印发的《北京市法律援助业务档案立卷归档办法(试行)》(京司发〔2011〕350号)同时废止。