住房城乡建设部关于印发《住房保障档案管理办法》的通知

建保〔2012〕158号

  各省、自治区住房城乡建设厅，北京市住房城乡建设委，天津市城乡建设交通委、国土资源房屋管理局，上海市城乡建设交通委、住房保障房屋管理局，重庆市城乡建设委、国土资源房屋管理局，新疆生产建设兵团建设局：

  为加强住房保障档案管理制度建设，规范住房保障档案管理工作，我部制定了《住房保障档案管理办法》。现印发给你们，请认真贯彻执行。

住房城乡建设部

2012年11月6日

住房保障档案管理办法

第一章 总 则

  第一条 为加强和规范住房保障档案管理，确保其完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《城市建设档案管理规定》和住房保障政策法规，结合住房保障工作实际，制定本办法。

  第二条 本办法所称住房保障档案，是指在住房保障管理工作中形成的或者依法取得的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

  第三条 住房保障档案应当真实完整记录住房保障实施情况，全面客观反映住房保障管理状况。

  第四条 住房保障档案管理工作实行统一领导、分级管理、分类指导。各级住房保障主管部门应当加强对住房保障档案管理工作的组织领导和制度建设，并组织实施。

  第五条 国务院住房城乡建设部门负责全国住房保障档案管理工作。

  县级以上地方人民政府住房保障主管部门负责本行政区域内的住房保障档案管理工作。

  第六条 市、县级人民政府住房保障主管部门应当根据住房保障档案管理工作情况，在管理机构、设施设备、管理经费等方面，满足档案管理工作需要。

  （一）明确档案管理机构，配备必要的档案管理人员，档案管理人员专业技术职务任职资格评审、岗位聘任等按照有关规定执行；

  （二）配备符合设计规范的专用库房，配置必要的办公设备和防盗、防火、防渍、防尘、防高温、防有害生物等设施设备，确保档案安全；

  （三）统筹安排档案管理经费，确保足额到位，并严格按规定用途使用，不得挤占、挪用。

  第七条 住房保障档案管理人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务专业知识和技能，具体职责是：

  （一）执行住房保障档案管理政策法规和档案业务技术规范；

  （二）对住房保障档案材料进行收集、整理、归档、保管、利用等；

  （三）按要求参加业务培训、继续教育和技能考试，提高业务能力；

  （四）维护档案信息安全，遵守档案保密规定，提高档案管理服务水平。

第二章 归档范围

  第八条 住房保障档案分为住房保障对象档案和住房保障房源档案。纸质档案应当同步建立电子档案。各类住房保障档案之间应当彼此关联，相互印证。

  第九条 住房保障对象档案指正在轮候和已获得住房保障的住房困难家庭或者个人的档案材料，收集归档范围为：

  （一）申请材料。包括申请书，申请人的基本情况、住房状况和收入、财产状况证明，诚信申报记录等相关材料。

  （二）审核材料。包括审核表，审核部门对申请人的基本情况、住房状况和收入、财产状况等审核记录。

  （三）实施保障材料。包括轮候记录、实施保障通知书、房屋租赁合同、房屋买卖合同、货币补贴协议等相关材料。

  （四）动态管理材料。包括对住房保障对象基本情况和住房、收入、财产状况等定期或者不定期的审核材料，不良信用记录及违规行为查处材料，变更或者终止保障等动态变更材料。

  第十条 住房保障房源档案指已分配使用的保障性住房的档案材料，收集归档范围为：

  （一）基本情况材料。包括房屋来源和权属证明材料，房屋地址、所属项目或者小区名称、保障性住房类别、房号、户型、面积等情况记录材料。

  （二）使用管理情况材料。包括房屋承租人、租赁期限、租金标准、租金收缴，房屋购置人、购置价格、产权份额，租售转换、上市交易，房屋入住、退出交接手续等情况记录材料。

  第十一条 住房保障电子档案指住房保障管理工作中，通过数字设备及环境生成，以数码形式存储，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以在通信网络上传送的具有规范格式的电子数据文件。收集归档范围为：

  （一）纸质档案形成的电子文档。包括住房保障对象和住房保障房源纸质档案的电子化文档。

  （二）住房保障管理信息系统的生成文档。包括住房保障管理信息系统运行中生成的文本文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件等电子文档。

  电子档案与相应纸质档案的内容应当保持一致。内容不一致时，以纸质档案为依据进行认定调整；对纸质档案材料存有疑义的，由住房保障主管部门组织核查鉴定后进行认定调整。

第三章 归档管理

  第十二条 住房保障对象档案按照“一户一档”的原则，根据《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）等整理立卷，在申请人获得住房保障后3个月内完成归档。

  住房保障对象动态管理材料应当定期归入原档，或者根据工作需要单独立卷归档，并与原档的案卷号建立对应关系，便于检索查阅。

  第十三条 住房保障房源档案按照“一套一档”的原则，根据《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）等，建立保障性住房的基本情况、使用管理情况登记表格，在房屋分配使用后3个月内完成归档；成套房屋应当按套建立档案，宿舍应当按间建立档案。

  住房保障房源使用管理情况的动态变更材料应当定期归入原档，或者根据工作需要单独立卷归档，并与原档的案卷号建立对应关系，便于检索查阅。

  第十四条 电子档案应当根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）等归档保管。

  第十五条 住房保障文书档案资料、会计档案资料及其他具有保存价值的档案资料，应当按照相应档案管理规定及时立卷归档。

  第十六条 住房保障档案管理机构应当对归集的档案材料进行查验，确保其符合档案管理要求；定期对已归档的住房保障档案进行检查，发现档案毁损或丢失的按规定采取补救措施。

  对档案政策法规规定应当立卷归档的材料，必须按规定整理、立卷、归档管理，任何人都不得据为己有或者拒绝归档。

  第十七条 住房保障档案管理机构应当对住房保障档案进行编目，编制不同种类档案相互关联的检索工具，建立档案信息检索与管理系统，做好档案的接收、保管、利用、移交等情况记录，做到保管妥善、存放有序、查阅方便。

  第十八条 住房保障档案管理机构的隶属关系及档案管理人员发生变动，应当及时办理交接手续。

  第十九条 纸质的住房保障对象档案保管期限，在住房保障期间顺延至终止住房保障后为长期；纸质的住房保障房源档案保管期限为永久。住房保障电子档案保管期限为永久。

  第二十条 住房保障档案可以向市、县城建档案馆移交，具体移交办法由省级人民政府住房保障主管部门规定。

  第二十一条 住房保障档案管理机构应当定期开展档案鉴定销毁工作。由档案管理、业务部门等相关人员共同组成鉴定组，按照国家档案鉴定销毁的规定，对住房保障档案进行鉴定销毁，销毁档案的目录应当永久保存。禁止擅自销毁处理档案。

第四章 信息利用

  第二十二条 市、县级人民政府住房保障主管部门应当依法建立住房保障档案信息利用制度，利用住房保障档案信息，为住房保障申请、审核、分配、复核、退出等管理工作服务，为房屋管理、使用、维护提供依据，为住房保障管理信息系统建设提供支持。

  第二十三条 市、县级人民政府住房保障主管部门应当依法建立住房保障档案信息公开和查询制度，规范公开和查询行为，依法保障住房保障对象的合法权益。

  第二十四条 住房保障档案信息公开、利用和查询中涉及国家秘密、个人隐私和商业秘密的，应当严格执行法律法规的保密规定。查询、利用所获得的档案信息不得对外泄露或者散布，不得不正当使用，不得损害住房保障对象的合法权益。

第五章 监督管理

  第二十五条 各级住房保障主管部门应当切实履行职责，对住房保障档案管理工作进行监督检查，对违法违规行为责令限期改正。

  第二十六条 有下列行为之一的，由县级以上人民政府住房保障主管部门、有关主管部门对责任人员，依照《中华人民共和国公务员法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规给予处分；构成犯罪的移交司法机关依法追究刑事责任：

  （一）不按规定归档的；

  （二）涂改、伪造档案的；

  （三）擅自提供、抄录、公布、销毁、出卖或者转让档案的；

  （四）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；

  （五）其他违反档案管理法律法规的行为。

  第二十七条 任何单位和个人有权对违反本办法规定的行为进行检举和控告，有关部门应当依照职责及时核查处理。

  第二十八条 对在住房保障档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，按照有关规定给予表彰奖励。

第六章 附 则

  第二十九条 各地可以参照本办法建立棚户区改造安置对象的相关档案。

  第三十条 各地可以根据本办法，并结合当地实际，制定具体实施办法。

  第三十一条 本办法自2013年1月1日起施行。《建设部关于印发〈城镇廉租住房档案管理办法〉的通知》（建住房〔2006〕205号）同时废止。